アップロードせず、メール用に PDF を圧縮する方法

目標容量を決める前に、アカウントの上限を確認する

公表値は上限であり、狙うべき容量ではありません。送信アカウント、受信側の制約、すべての添付ファイルの合計容量を確認してください。職場や学校の方針は、個人向けの説明と異なる場合があります。

端末内で圧縮し、添付するファイルを確認する

1. 元の PDF を複製し、現在のバイト数を控えます。
2. PDFStay の「PDF を圧縮」でコピーを選び、通常の文章と画像が混在する文書なら「標準圧縮」から始めます。
3. 結果をダウンロードして作業用の添付容量と比べ、元ファイルと同じ名前で上書きしないでください。
4. ダウンロードした PDF を開き直し、全ページを確認します。重要なリンクやフォーム欄を試し、小さな文字や図を拡大してください。
5. 確認済みのファイルを下書きメールに添付し、送信前にメールソフトがメッセージ全体を受け付けるか確かめます。

PDFStay が公開する検証方法とダウンロード可能な JSON には、ブラウザ、実際のバイト数、ページ数、固定サンプルという適用範囲を記録しています。新しい PDF の結果を保証するものではありません。^{3, 4}

PDFStay の固定サンプル。圧縮率や画質を保証するものではありません

PDF を ZIP にしても解決しないことがある理由

ZIP にすると小さくなる場合があり、Microsoft も Outlook の上限を回避する方法の一つとして挙げています。ただし、説明は上限内に収まる可能性があるという内容にとどまります。多くの PDF は画像や内容のストリームがすでに圧縮されているため、さらに書庫化してもわずかしか変わらず、受信者には展開作業が増えることがあります。²

圧縮だけでは足りないときの次の手段

送信直前に確認する

• 添付したのは確認済みの圧縮コピーであり、未処理の原本や古い下書きではない。
• メッセージ全体が送信側の上限を下回り、受信側のポリシーも通る見込みがある。
• PDF が開き、全ページがそろい、必要な細部を読める。
• 文書を分割した場合、件名とファイル名だけで順番が分かる。
• リンクで共有した場合、公開状態にせず、対象の受信者がアクセスできる。